2024.07.17

【社員インタビュー】働き方改革でメンバーが働きやすい環境を。通訳コーディネーターの1日に密着

働き方女性活躍推進通訳

ビジネスの最前線で働くJCS社員の1日をご紹介します。
今回は、今期からチームの1つをまとめるチームマネージャーを務める通訳コーディネーター社員の一日に密着しました。

社員プロフィール

会議通訳部　チームマネージャー　M.O.

2018年キャリア採用で入社。以来、通訳コーディネーターとして国際会議や企業イベントの通訳手配・調整業務に従事。
2024年度からチームマネージャーを務め、メンバーが働きやすい環境づくりにも取り組んでいる。

―現在の仕事内容を教えてください。

通訳が必要な会議やイベントを予定しているクライアントに、会議の特徴や通訳者に対する要望などのヒアリングを行い、適切な通訳者を手配する仕事です。当日までの資料管理やスケジュール調整はもちろん、当日現場で通訳者とクライアントをつなぐなど、会議やイベントの成功に向けて様々な業務を担当する通訳コーディネーターとして働いています。

―入社のきっかけを教えてください

大学では英語を含む語学を専攻し、大学卒業後に英会話スクールへ就職。しかしキャリアアップのために転職活動を始め、エージェントから紹介されたのがJCSでした。
当時はJCSのことを知りませんでしたが、エージェントからの情報や面接を経て、女性が役職を持ち活躍できる環境があると知り、入社を決めました。

社内での顧客対応から通訳現場対応まで東奔西走の1日

10:30　フレックス制度を利用して、出社

当社は9:30始業ですが、この時間に合わせると電車が混雑することもあってフレックス制度を利用し、11:00までに出社するようにしています。出社後は、チャットツールで出社と退社予定時間を連絡します。その後、前日の夜受信したメールをチェックしていきます。

11:00　クライアントとの打ち合わせ

メールや電話、オンライン会議で、クライアントと依頼内容の打ち合わせを行います。当社に登録されている通訳者は2,000名ほどいらっしゃるため、クライアントの業種・分野に合った通訳者をアサインします。通訳者の手配は別のチームが行うので、クライアントにヒアリングした内容を管理ツールで共有し、連携していきます。

11:30　資料の整理

クライアントから届いた会議の資料は、迅速に通訳者へ共有しなければなりません。手配チームがアサインした通訳者と連携し、スムーズな会議運営ができるよう準備を進めます。月平均30～40の案件を進めているため、混乱しないようにツールで案件を管理し、週の始めに一週間の業務スケジュールを組み立てるようにしています。週に10件以上の案件に対応することもあれば、そこまで重ならないこともあるので、仕事にメリハリがあります。

12:00　ランチ

基本的にランチは一人でいくことが多いですが、新しいメンバーが入った時はランチに行くのが慣例です。会議通訳部は女性、特に20～30代の社員が多いので、新しいメンバーもすぐに打ち解けてくれていると感じています。

13:00　通訳者を現場にアテンド

午後からはリモート通訳の現場対応です。通訳者が通訳業務に集中できる環境を整えます。イベントや会議の当日に進行台本が変更になることもあるので、その場合は修正資料をすぐに通訳者に手渡しています。会議中もトラブルが起きたらすぐに対応できるように待機。気を張る仕事ですが、オンラインでの対応も多かったり、出張で様々な場所へ行けたりすることもあるので、楽しんで仕事ができています。様々な業界の会議に対応するので、旬な話題に触れることができるのも醍醐味だと感じています。

16:00　社内でチームミーティング

2週間に1度、自分のチームのミーティングを実施しています。1社のクライアントに対して、複数人で担当しているため、情報共有を大事にしています。また1人に仕事が集中しないように、各メンバーの仕事量を把握することも目的にしています。

17:30　予定通りの時間に退社

出社時に連絡した時間に退社できるよう、調整しながら業務を進めています。そのためあまり遅くまで残業することはなく、19:00頃には大半が退社していることが多いです。JCSの就業時間は9:30～17:30（実働7時間）で、所定労働時間が元々短いのですが、所属部署の平均残業時間は、月間20時間程度※です。
※2023年度の実績

「忙しい部署」と言われていた会議通訳部が変わったこの2年間

部長が率先してメスを入れた働き方改革

入社当時から2022年頃までは、多くの案件を抱えて、現場を動き回る会議通訳部は、社内でも「忙しい部署」としてのイメージが強く定着していました。実際私が入社した当初は、遅くまで残ることもしばしば。しかしコロナ禍を境に、「このままではいけない」と社員からも声が上がり、業務改革に踏み切ることになりました。
最初に行ったことは、案件の複数担当制度でした。突発的なことが起こったとしても複数人で分担して動けば、それだけ早く終わります。また複数人で担当することで、休みがとりやすくなり、部内の雰囲気も柔らかくなっていきました。
次は案件の振り分けです。当時のチームマネージャーを中心に、各メンバーの担当案件を精査。1人に案件が集中しないように慎重に振り分けていきました。責任感のある社員が多いので、これまでは「これは自分が担当しているから……」と周りに助けを求められず疲弊してしまうこともありました。それを改善していくことで、全体的に業務を早く終えられるように変わっていきました。他部署からも「会議通訳部、最近早く帰れるようになったよね」と社内で持たれる印象が変わってきたのが大変嬉しかったですね。
部員が声を上げ、当時の部長やチームマネージャー陣がアイデアを出し、またそれを各メンバーが実行することで、とても働きやすい環境に生まれ変わったと思います。しかしこれで終わりではなく、時代の変化に合わせて、働き方改革は続けなければならないと思っています。それを動かしていくのが、チームマネージャーでもある私たち。責任をもってこの良い流れを続けていきたいと思います。

前任の真似をしていくうちに管理職としての意識が芽生えてきました

私は元々管理職を目指していませんでした。でも昨年、次期マネージャー候補を集めたチームに配属され、そこで自分たちで物事を決定することの重要性を学びました。この1年はとても大変でしたがそれが楽しいと思えるようになり、今までは忙しさから自分のことばかり考えていましたが、これを機に「若手が育っていく様子を見てみたい」と考え始めて、昨年末の部長からの打診に「はい」と答えました。
これまでのチームマネージャーは長く務めていて安定感があったのですが、今年度から全員が交代。さらに上の役職に昇格して、昨年1年を共にしたチームメンバーが全員チームマネージャーを務めるようになったのです。いわゆる世代交代ですね。
私自身、前職でも新人のマネジメントに多少携わってはいたものの、なかなか難しいことが多いと実感しています。なので周りのチームマネージャーと話し合い、時には部長にも相談しながら、管理職としての業務を全うしています。前も後ろもわからない状態ですが、自分がお世話になった前チームマネージャーが細かく指導してくれていたので、それを真似ることで少しはできているのではないかと自負しています。

気軽に何でも相談できる環境を目指す

会議通訳部は、仕事として英語をはじめとした様々な言語に触れ合います。しかし全員、英語が堪能という訳ではありません。実際に英語が全くできない社員もいますが、国内の案件も多いため、個人の語学能力は問われません。スキルよりも人と話すことが好きで、他人を尊重できる人であれば活躍できる場だと実感しています。また私はキャリア採用ですが、部内には同じくキャリア採用者が半数以上を占めているので、違和感なく、職場に慣れることができたと思います。もちろん新卒から配属される社員もいるので、様々な立場で悩みを相談できる相手がいると思います。
休みに関して、有給休暇や振替休日などは自分の都合に合わせて取れていると感じています。育児休業などの長期休業からの復帰も受け入れ体制が整っており、各社員の状況をしっかりと見てくれていると思います。実際に育休から復帰した社員が部内に複数名います。
働き方改革後、これまで以上に同僚や上司に対して気軽に相談ができる環境にもなり、居心地よく働けていると感じています。これまでは「忙しそうだから」と躊躇していた場面も、チーム単位や個人でのミーティングに時間がさけるようになりました。私も今期からチームマネージャーに昇格したので、安定感はまだないかもしれませんが、気軽に相談できる環境を守っていきたいと思っています。