2016.05.11

国際資格CMPのコラム第14弾「STAKEHOLDER MANAGEMENT」

CMP コンサルティング

当社社員がお送りする、ミーティングプランナーの国際資格（CMP）をテーマにした「MICE Japan」の連載第14弾です。

あらゆる組織は周辺環境に影響を及ぼし、また影響を受けています。これは会議やイベントでも同じことです。イベントに関わるさまざまな組織や個人（参加者、スタッフ、サプライヤー、関連コミュニティなど）は、イベント企画運営におけるあらゆる判断に影響を及ぼし、また影響を受けています。今回は、ステークホルダーについて取り上げ解説します。
　
CMP（Certified Meeting Professional）は、約2万団体・10万名が属する世界最大のMICE産業団体Convention Industry Councilが認証する、ミーティングプランナーの国際資格です。

SKILL 13: STAKEHOLDER MANAGEMENT
Sub skill 13.01 – Identify, Assess, and Categorize Stakeholders
Sub skill 13.02 – Manage Stakeholder Activities
Sub skill 13.03 – Manage Stakeholder Relationships

CMP出題頻度：12問（合計150問）

あらゆる組織は周辺環境に影響を及ぼし、また影響を受けています。これは会議やイベントでも同じことです。イベントに関わるさまざまな組織や個人（参加者、スタッフ、サプライヤー、関連コミュニティなど）は、イベント企画運営におけるあらゆる判断に影響を及ぼし、また影響を受けています。こうした組織や個人が「ステークホルダー」です。ステークホルダーとの関係を良好に保つということは、すなわちイベントの計画段階でステークホルダーの視点を取り入れるということでもあります。彼らの考え方を理解することに充分な時間をかけることにより、ステークホルダーの要求やゴールを、イベントのゴール・目的とうまくすり合わせることができます。

Sub skill 13.01 – Identify, Assess, and Categorize Stakeholders

プランナーとして活動するにあたっては、各種のステークホルダーと関わっていくことになります。イベントにおけるステークホルダーは”persons or organizations who areactively involved in the project or whose interests maybe positively or negatively affected by the performance orcompletion of the project” （PMBOK Guide, 2008, p.23）と定義されており、主催団体の内部・外部それぞれに存在する個人または団体であり、主催団体およびイベントに密接に関わる狭義のステークホルダーとしては従業員・イベントスタッフ、マネジメント層、サプライヤー、参加者、スポンサーなどが挙げられます。さらに広義のステークホルダーとしては開催地域の自治体・地域コミュニティや地元企業など、経済波及効果やそれ以外の影響を受ける個人・団体も含まれます。各ステークホルダーはそれぞれの目的と役割・KPIを持っており、それゆえに必要とする情報もそれぞれ異なります。
こうしたステークホルダーとうまく連携するためには、プランナーはコンサルタントのような意識を持ってステークホルダーと接する必要があります。各ステークホルダーの持つ事情とニーズの把握に努め、イベントにおける意思決定プロセスにステークホルダーを巻き込んでいく必要があります。これを怠ると、「ふたを開けてみたら複数のステークホルダーの利害が対立していた」という事態になりかねません。それくらい、それぞれのステークホルダーは多様な事情を抱えています。
けれども、きちんとステークホルダーとの連携に気を配ることによって、たとえばスポンサー獲得や定着率の向上につなげることができます。主催団体の印象はより強いものとなり、その目的やビジネスを達成しやすくなります。ですからぜひ、プランナーはステークホルダーとの関係構築や維持のために、ふだんから充分な時間を割くようにしてください。
主催団体やイベント、外部委託状況によってステークホルダーの構成はさまざまですが、CICが典型例として挙げているものを表にまとめました。なお、ここでの内部ステークホルダーの役割は、実際にはプランナーが兼務しているものも多いです。

A. 内部ステークホルダー

Organisation owner	主催団体のCEO、理事会、メンバーなど
Event owner	イベントプランナー、組織委員会、プロダクトマネジャーなど
Finance	財務責任者
Procurement	調達管理担当
Sales and marketing	スポンサー募集・参加者プロモーション担当
Technology	テクノロジー担当
Legal and risk management	法務・リスクマネジメント担当
Security	セキュリティ担当
Ethics and compliance	コンプライアンス担当
Sustainability department	サステナビリティ担当
Human resources	人事担当
Training and development	教育訓練担当
Facilities management	施設との折衝担当
Employees and labour unions	従業員と労働組合

B. 外部ステークホルダー

Participants/attendees	イベント参加者
Suppliers	サプライヤー（オフィシャルホテル、運営会社、ケータリング、旅行代理店、通関業者、AVなど）
Media	各種メディア
Partners and contributors	出展者・スポンサー、登壇者など
Local community organizations and businesses	開催地自治体、コンベンションビューロー、地元企業・NGOなど

ステークホルダーの活動

Sub skill 13.02 – Manage Stakeholder Activities

内部・外部ステークホルダーを特定し終えたら、適切な段階でそれぞれのステークホルダーとの連携をはじめます。まずはそのニーズを把握するために、インタビューを行いましょう。ただし時間がかかるため、影響度の高いステークホルダーから順番に優先順位を設けて、なるべく対面で実施します。こうして得られた下記のような情報は、ステークホルダー情報（stakeholder profile）として蓄積します。

ステークホルダーの氏名、役職、イベント実行組織における役割
イベントがそのステークホルダーにとってどのような意味を持つか
ステークホルダーが重要視していること、優先順位、KPI
ステークホルダーが影響力を持つ個人
グループ
つながりやすい連絡手段（メール、電話、SNSなど）
イベントにおける主要目的
あらかじめ設定したKPIに基づく目標達成度の判断基準

このインタビューを実施するメリットは、早期段階でプランナーとステークホルダーの相互理解を図ることができて、さらに集めた情報によってより的確なプランニングができることです。
インタビューを実施するにあたっては、あらかじめインタビューの目的と質問内容を伝えることで、回答者側が充分な準備の時間がとれるように配慮してくください。インタビューの構成は下記を参考にしてください。

イントロダクション
イベントの内容とプランナーの役割の紹介
Event ownerが誰なのか、主催団体の目的、求められる成果
ステークホルダーによるサポートの重要性
他のステークホルダーとの利益相反があればその特定
ステークホルダー情報（stakeholder profile）の確認
ステークホルダー側からの質問を受ける
イベントへの可能な関与度合いを確認する
次のステップを説明、合意を取り付ける

ステークホルダーとの連携

Sub skill 13.03 – Manage Stakeholder Relationships

ステークホルダーとの長期にわたる良好な関係を維持するためには、次に挙げる４つの要素が重要となります。

コミュニケーション（communication）
承認（recognition）
紛争解決（conflict resolution）
法的考慮（legal consideration

中でも特に重要なのは、前項に挙げたインタビューから始まる密接なコミュニケーションと、ステークホルダーの貢献度合いに応じてそれを表彰することにより承認することです。大がかりな表彰式を実施する場合もあれば、手書きの感謝のメッセージを渡すこともあるでしょう。こうしてステークホルダーのモチベーションを向上させることは、プランナーの重要な役割でもあるのです。

がんばろう熊本！

Thoughts for Kumamoto from Frankfurt

ドイツ・フランクフルトで開催された世界最大のMICE商談会IMEXフランクフルトの前日、ICCA（国際会議協会）アジアパシフィック部会219団体のメンバーが一堂に集まる機会がありました。この機会をお借りして熊本国際観光コンベンション協会からのメッセージを紹介させていただくとともに、それぞれがどんな支援を行うことができるか考える時間を持ってほしいとメンバーに呼びかけました。熊本には新しくコンベンション施設が建設されています。コンベンション産業が復興の助けになることを、心よりお祈りしております。

押さえておきましょう！ CMP用語集（terminology）

Budget owner ---------- 予算執行権限者

Event attendees/participants ---------- イベント参加者

Event owner ---------- イベント興行主

External stakeholder ---------- 外部ステークホルダー

Internal stakeholder ---------- 内部ステークホルダー

Stakeholder ---------- ステークホルダー

Stakeholder approach ---------- ステークホルダー・アプローチ

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