2020.10.08

オンラインイベントの企画・運営方法を解説！事例あり

---

リモート勤務やオンライン会議など、さまざまな業務・行事のデジタルシフトが進み、自社イベントの企画・準備・運営に苦戦している担当者が多いのではないでしょうか。オンラインイベントは現地開催（リアルイベント）と比べると、必要とされる資機材・ITツール・集客方法・運用方法などが異なり、専門性の高いノウハウが求められます。

本記事では、オンラインイベントの企画から運営に至るまでの注意点やコツをわかりやすく解説しています。記事の後半では、「絶対にオンラインイベントを失敗できない人」に向けた攻略方法も紹介しています。

オンラインイベントの需要は増加している

オンラインイベントの企画・運営方法

オンラインイベント企画のコツ

まずは、実施したいオンラインイベントの企画書や企画案を作成する必要があります。その中で、最低でも次の7つの事柄について十分に議論しましょう。

オンラインイベント当日までの準備のコツ

オンラインイベントの企画が決定した後は、当日に向けた準備の段階となります。オンラインイベント当日までに行うべき準備は、以下の4つです。

オンラインイベント当日運営のコツ

いよいよオンラインイベント当日を迎えます。当日の運営で重要なことは、以下の3つです。

オンラインイベントを
一から企画するのは大変

ここまでオンラインイベントの企画から準備、当日の運営についてのプロセスを解説しました。このプロセスを見るだけでも、オンラインイベントを開催・運営することがいかに大変かを実感できたのではないでしょうか。

オンラインイベントは最近になって急増したこともあり、ほとんどの企業にとって経験や知見がない分野のため、その企画・実施に非常に苦労しています。特に、当日の映像・音声、ネットワークのトラブルシューティングや、配信ツールの操作方法などにはある程度の実績と経験が必要なため、イベントの成功にも大きく影響します。

そのため、規模の大きなイベントであったり、絶対に失敗できないようなイベントの場合は、実績のある会社に委託する方が確実であると言えるでしょう。

【成功事例】オンラインイベントのサポート実績

私たち日本コンベンションサービス（JCS）は1967年に創業して以来、13,000件以上の実績をもとに、お客様のコンベンションを成功に導いてきました。これらの経験から培ったノウハウによって、多くのお客様に満足していただいております。

オンラインイベントを手掛ける「コンベンション事業」の事例

私たちJCSの事業の一つであるコンベンション事業は、国際会議や政府系の会議、国際学会、企業イベントなどの企画・運営を行う事業です。
近年では、イベントのバーチャル開催や講演会等のオンデマンド配信、シンポジウムのライブ配信など、オンラインイベントの開催を数多く手掛けて参りました。特に、主催者のご要望をまとめる「コーディネーション力」と、スピーディーに準備・遂行する「実行力」、そして専門領域に強い提携企業との「連携力」を持ち味としてきました。

具体的なオンラインイベントの事例について、以下で紹介します。

事例1. オンライン社員総会

休業中の社員や内定者を含め、300人以上がリモートで参加した社員総会。社内会議室に本格的な「配信スタジオ」を設営し、映像機器やカメラを持ち込んでライブ映像を配信しました。Zoomのブレイクアウトセッション機能を使って実施したグループゲームでは、全社員に事前に配った「グッズ」の活用や、社員一人ひとりに役割を持たせるといったオンラインでも飽きない企画が好評でした。緻密に設計された企画とグループ会社による高品質の映像配信で、8割を超える参加者が「満足」と回答しました。

事例2. オンライン交流イベント

事例3. オンラインファンミーティング

プロ野球のOB選手と、ファンがオンラインで交流した「ソフトバンクホークス オンラインファンミーティング」を行いました。ここでしか聞けないフリートークや、投票機能を使ったお絵かき対決、トークイベント選手との対話など、参加者全員が楽しめるようプログラムを設計しました。
ライブ感に溢れた交流企画は、オンラインでも“心温まる空間”をつくり出しました。

事例4. 国際会議海外キーパーソン招請事業（Meet Japan）

日本政府観光局（JNTO）が主催するMeet Japanで、デジタルプラットフォームを使ったセミナー、商談会（マッチング）、都市視察を行いました。映像を活用した「オンライン都市視察」では、キーパーソン（バイヤー）視点でこだわった演出や脚本が、高い評価を受けました。
オンラインは各都市の魅力を「知る」「気づく」きっかけの提供に有効で、「気軽に情報を閲覧できる」機会の創出が、多くのエンゲージメント獲得に繋がりました。

オンラインイベントで活躍する「通訳・翻訳」の事例

オンラインイベントは物理的な距離にかかわらず、世界中からゲストを呼んだり集客できるという大きな特徴があります。そのときに重要なことが通訳および翻訳作業です。

わたしたちJCSでは、「通訳」と「翻訳」のサービスも行っております。多国籍な参加者を想定したイベントを実施する際も、弊社の通訳サービスや資料等の翻訳サービスも併せてご利用いただくことが可能です。

JCSの通訳サービスは、国際会議からビジネスセミナーまで、幅広い分野に対応しています。英語だけでなく、中国語、韓国語、ドイツ語、ロシア語、アジア言語など、世界の公用語カバー率は99%以上を誇ります。業界トップクラスの2,000名以上の通訳者が登録し、分野ごとに専門性の高い通訳者を手配することが可能です。JCSのコーディネーターがお客様と通訳者の間に入り、品質面と柔軟性に長けた通訳サービスを提供いたします。

JCSの翻訳サービスにおきましては、1,000名を超える国内トップクラスの翻訳者を登録しております。JCSは、業界でいち早くプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、コンプライアンスと個人情報管理を徹底しております。対応言語は、英語、中国語（繁体字･簡体字）、韓国語など40以上の言語を扱い、専門分野における短納期のご依頼も、高品質かつスピーディーに対応します。
現在、トライアル無料サービスもお受けしています。

事例5. オンライン通訳を使った「日中韓スポーツ大臣会合」

日中韓3か国が、スポーツ交流やコロナ禍におけるスポーツ協力の促進について意見交換し、日本からは萩生田文部科学大臣が出席しました。JCSは、3カ国をつなぐ「同時通訳者」と、リモート環境における「同時通訳機材」の手配、またオンライン会議に必要な「映像・音響機材」の設営をワンストップで対応しました。

お問い合わせからサポートまでの流れ

まずは、JCSのホームページにあるメールフォームより、必要事項を記載いただき、送信してください。その後、こちらからご連絡させていただき、お客様のご要件をヒアリングさせていただいた上で「オンラインイベント」に関するプラン・お見積等をご提案いたします。

また、Web会議システム「Zoom」の活用術を解説したホワイトペーパー「 オンラインイベントの開催に向けたマニュアル・ガイド」も無償で配布しております。
ぜひお気軽にご相談ください。

オンラインイベントの企画は
JCSにお任せください

オンラインイベントの成功のためには、今回紹介したように、企画段階から当日の運営に至るまでに入念な準備が必要です。しかし、多くの企業やイベント主催者にとって、オンラインイベントを実施するためのノウハウや経験はまだまだ十分に積み上げられていないのが現状です。そのため、イベントの目的や規模に応じて、オンラインイベントのノウハウを持った企業に依頼することが確実な方法と言えるでしょう。

JCSは、イベント開催の専門家によって長年蓄積されたノウハウと、数々のオンラインイベントの実績をもとに、多くのイベントを成功に導いてきました。貴社にとって最高の形でのオンラインイベントを提案させていただきます。

関連リンク